Bagi kamu yang harus mengirim surat atau undangan dengan jumlah penerima cukup banyak, Mail Merge adalah solusinya! Mail merge adalah fitur yang dapat dimanfaatkan untuk membuat surat undangan yang dikirim dalam jumlah yang banyak.
Mail merge adalah fitur dalam Microsoft Word yang sering di gunakan dalam pembuatan surat, sertifikat, amplop, undangan, serta dokumen tertentu. Asal mula istilah mail merge adalah surat massal, sehingga berfokus dalam menciptakan surat yang memiliki banyak penerima sekaligus.
Untuk membuat mail merge diperlukan minimal 2 buah dokumen, yaitu main dokumen dan dokumen data.
- Main dokumen (Main Document) adalah template atau naskah dokumen utama dengan format yang tidak berubah yang berisi naskah atau informasi yang akan Anda kirimkan. Teks pada dokumen utama dijadikan sebagai format dasar surat yang akan dibuat. Contohnya template surat berikut ini:
- Dokumen data (File Data Source) adalah sumber data yang akan digabungkan ke dalam main document yang berisi informasi data pendukung seperti nama penerima, alamat penerima, list akun email yang akan menerima data yang anda kirimkan. Dokumen data bisa menggunakan file berformat xls atau csv.
Fungsi Mail Merge
Fungsi utama dari mail merge adalah memudahkan kita dalam mengirimkan undangan atau email dalam jumlah yang banyak. Dengan fitur Mail merge, Anda tidak perlu mengisikan satu persatu informasi penerima pada dokumen yang anda kirimkan.
Ketika menggunakan fitur mail merge, pembuatan dokumen jauh lebih efektif dan efisien serta akan menghemat banyak waktu.
Cara membuat Mail Merge
Berikut adalah langkah-langkah membuat Mail Merge di Microsoft Word.
- Membuat naskah dokumen atau template di Microsoft Word.
- Membuat data source dalam format Excel, atau format lain yang didukung.
- Mendefinisikan Merge Fields ke dalam naskah dokumen.
- Menggabungkan data dengan template / naskah dokumen.
- Menyimpan file.
Penjelasan lengkapnya sebagai berikut :
Buka Microsoft Word, klik menuĀ MailingsĀ lalu pilihĀ Start Mail Merge.
2. Tentukan format dokumen
Pilih jenis format dokumen yang ingin kamu buat. Kamu bisa memilih format surat, email, dan sebagainya.
3. Buat naskah dokumen di Worksheet
Buat naskah dokumen padaĀ worksheet. Misalnya kamu akan membuat surat dengan format seperti berikut:
4. Pilih penerima dokumen
Setelah draft selesai dibuat, kembali pada menuĀ MailingsĀ kemudian klikĀ Select Recipients.
Kamu bisa memilih recipients dari daftar yang sudah dibuat sebelumnya dalam format file Excel, Outlook Contact List, atau text files dengan klikĀ Use an Existing List. Apabila kamu belum memiliki file data source, kamu bisa membuatnya dengan mengklikĀ Create a New List.
5. Gabungkan sumber data dengan naskah dokumen
Pada tutorial ini misalnya kamu sudah memiliki file data sourceĀ (recipients)Ā dalam format Excel seperti contoh berikut:
Jika sudah memilikiĀ data source-nya, klik opsiĀ Use an Existing List,Ā lalu pilih file excel yang sesuai, kemudian klikĀ Open.
Kemudian akan muncul dialog boxĀ Open WorkbookĀ seperti berikut. Kamu bisa memilih dokumen dalam Entire Workbook atau hanya pada Sheet tertentu saja dengan klik menu drop down Open Document in Workbook. Kemudian tentukanĀ Cell RangeĀ pada file excel yang digunakan.
PenulisanĀ cell rangeĀ dipisahkan dengan simbol (Ā :Ā ) yang berarti āsampaiā. Pada contoh file excel di atas menggunakan Range A1 : C7, artinya cell A1 sampai C7. Jika sudah, klikĀ OK.
6. Atur tata letak data dan naskah
Setelah terhubung dengan file data source, langkah selanjutnya yaitu mengatur tata letak antara data dan naskah agar sesuai.
Arahkan kursor pengetikkan di tempat yang sesuai untuk diisi data. Misalnya teks āNamaā pada naskah akan dihubungkan dengan data berisi Nama di file sumber data tadi. Letakkan kursor pengetikan di sebelah kata āNama:ā seperti contoh berikut. Kemudian klik submenuĀ Insert Merge Field.Ā
Selanjutnya, pilih opsi yang sesuai dengan yang kamu inginkan. Misalnya pada contoh kamu ingin memasukkan data Nama di sebelah āNama:ā
Tampilan akan terlihat seperti berikut, kemudian ulangi cara yang sama untuk mengisi data-data yang diperlukan.
Jika sudah selesai, maka tampilan di file naskahĀ worksheetĀ akan terlihat seperti ini:
7. Periksa format dokumen
Tahap selanjutnya, kamu bisa mengecek hasil naskah dokumen dengan memilih opsiĀ Preview Results.
Hasilnya akan terlihat seperti di bawah ini. Kamu bisa melihat hasil data yang lainnya dengan mengklik simbolĀ nextĀ pada menuĀ Preview Results. TampilanĀ worksheetĀ akan menyesuaikan dengan data yang ada.
Kamu juga masih bisa mengubah file naskah yang ada. Misalnya pada contoh ini kamu akan menghapus teks āNamaā, āAlamatā, dan āNo. Telp.ā sehingga hasilnya menjadi seperti berikut. Jangan lupa cek kembali apakah data-data yang terisi sudah benar dengan mengklik Preview Results dan tombol next.
8. Simpan file mail merge
Tahap terakhir adalah menyimpan file. Klik submenuĀ Finish & MergeĀ yang ada pada menu Mailings. Kemudian akan muncul 3 opsi sebagai berikut:
- Edit Individual DocumentĀ ā untuk menyimpan file dalam dokumen baru. Hasil penyimpanan akan berisi dokumen Ms.Word baru dengan data sesuai data source. Jika di sumber data utama ada 10 data, maka akan muncul 10 file naskah berisi masing-masing data.
- Print DocumentsĀ ā untuk mencetak dokumen secara langsung tanpa disimpan terlebih dahulu. Hasil cetak akan sesuai dengan tampilan pada Ms. Word, sehingga kamu perlu menggantinya secara berkala jika ingin mencetak semua data di kertas yang berbeda.
- Send E-mail MassagesĀ ā untuk mengirimkan file dalam format email.
Kamu tinggal memilih opsi di atas sesuai dengan yang diinginkan. Selesai!
Kamu sudah berhasil membuat mail merge di Word.