Bagi kamu yang harus mengirim surat atau undangan dengan jumlah penerima cukup banyak, Mail Merge adalah solusinya! Mail merge adalah fitur yang dapat dimanfaatkan untuk membuat surat undangan yang dikirim dalam jumlah yang banyak.
Mail merge adalah fitur dalam Microsoft Word yang sering di gunakan dalam pembuatan surat, sertifikat, amplop, undangan, serta dokumen tertentu. Asal mula istilah mail merge adalah surat massal, sehingga berfokus dalam menciptakan surat yang memiliki banyak penerima sekaligus.
Untuk membuat mail merge diperlukan minimal 2 buah dokumen, yaitu main dokumen dan dokumen data.
- Main dokumen (Main Document) adalah template atau naskah dokumen utama dengan format yang tidak berubah yang berisi naskah atau informasi yang akan Anda kirimkan. Teks pada dokumen utama dijadikan sebagai format dasar surat yang akan dibuat. Contohnya template surat berikut ini:
- Dokumen data (File Data Source) adalah sumber data yang akan digabungkan ke dalam main document yang berisi informasi data pendukung seperti nama penerima, alamat penerima, list akun email yang akan menerima data yang anda kirimkan. Dokumen data bisa menggunakan file berformat xls atau csv.
Fungsi Mail Merge
Fungsi utama dari mail merge adalah memudahkan kita dalam mengirimkan undangan atau email dalam jumlah yang banyak. Dengan fitur Mail merge, Anda tidak perlu mengisikan satu persatu informasi penerima pada dokumen yang anda kirimkan.
Ketika menggunakan fitur mail merge, pembuatan dokumen jauh lebih efektif dan efisien serta akan menghemat banyak waktu.
Cara membuat Mail Merge
Berikut adalah langkah-langkah membuat Mail Merge di Microsoft Word.
- Membuat naskah dokumen atau template di Microsoft Word.
- Membuat data source.
- Mendefinisikan Merge Fields ke dalam naskah dokumen.
- Menggabungkan data dengan template / naskah dokumen.
- Menyimpan file.
Penjelasan lengkapnya sebagai berikut :
- Langkah pertama, silahkan anda buka file docs dokumen undangan yang sudah anda buat, kemudian akses ke menu mailings.
- Kemudian klik drop down pada Start mail merge, dan pilih step by step mail merge wizard.
- Kemudian akan muncul jendela mail merge di sidebar kanan aplikasi microsoft words. Silahkan pilih document type yang akan anda gunakan, dan klik next starting documents.
- Selanjutnya akan muncul jendela pemilihan dokumen yang akan dikirimkan. Silahkan memilih “use current document” untuk mengirimkan dokumen yang saat ini anda buka. Kemudian klik next, select recipients untuk memilih list akun penerima dokumen.
- Langkah selanjutnya adalah memilih dokumen data yang berisi informasi penerima dokumen yang akan dikirimkan. File ini bisa dibuat dalam bentuk file spreadsheet. Silahkan pilih opsi “Use an existing list ” pada bagian select recipients.
- Kemudian klik browse untuk memilih dokumen data yang akan digunakan.
- Setelah memilih file, maka akan muncul data yang ada di dokumen tersebut. Apabila data sudah sesuai, silahkan klik ok.
- Kemudian klik next untuk melanjutkan penulisan dan pengiriman dokumennya.
- Selanjutnya kita lakukan edit pada dokumen yang akan dikirimkan. Pada dokumen di artikel ini, field yang perlu diisikan dari dokumen data adalah nama dan alamat.Untuk memasukkan informasi dari dokumen data ke dokumen utama, silahkan arahkan kursor ke lokasi pengisian. Kemudian klik insert merge fileds di menu bar.
- Kemudian akan muncul list field yang ada pada file dokumen data yang digunakan. Silahkan pilih field sesuai dengan yang akan anda inputkan.
- Setelah filed diinput akan muncul tambahan karakter sesuai gambar berikut:
- Setelah input field merge selesai, silahkan klik next untuk melihat tampilan dokumen yang akan dikirimkan setelah field merge diinput.
- Anda dapat melakukan preview setiap dokumen dengan klik tanda “>>” pada sidebar kanan aplikasi Microsoft Words.
- Apabila sudah sesuai, silahkan klik completed untuk menyelesaikan proses mail merge.
- Selanjutnya adalah melakukan proses pengiriman email dokumen yang sudah dibuat. Silahkan klik menu “finish & merge”, kemudian pilih opsi “Send email messages”.
- Kemudian pilih field yang berisi list akun email dari dokumen data yang digunakan, kemudian isikan subject email yang akan dikirimkan. Setelah itu klik “Ok”.
Sampai disini proses pembuatan mail merge dan pengirimannya sudah selesai.