Mail Merge adalah fitur di Microsoft Word yang memungkinkan pengguna membuat dokumen massal seperti surat, label, atau amplop dengan informasi yang bervariasi, seperti nama, alamat, atau data lainnya. Proses ini menggabungkan dokumen utama (main document) dengan sumber data (data source).
Komponen Mail Merge
- Main Document
Dokumen utama yang berisi teks dan tata letak tetap. Contoh: Surat atau label. - Data Source
File sumber data yang berisi informasi variabel seperti nama, alamat, atau nomor telepon. Data dapat berasal dari Excel, Access, atau dokumen Word. - Merge Field
Tempat untuk menyisipkan data dari sumber ke dokumen utama. Contoh: <<Nama>>, <<Alamat>>.
Langkah-Langkah Mail Merge
1. Menyiapkan Dokumen Utama
- Buka Microsoft Word.
- Tulis dokumen utama, seperti isi surat, label, atau lainnya.
2. Menyiapkan Sumber Data
- Buat file sumber data, misalnya:
- Microsoft Excel: Berisi kolom untuk Nama, Alamat, dll.
- Microsoft Word Table: Tabel di Word berisi data variabel.
- Kontak Outlook: Jika data disimpan di Outlook.
3. Membuka Wizard Mail Merge
- Masuk ke tab Mailings → Pilih Start Mail Merge → Step-by-Step Mail Merge Wizard untuk panduan.
- Pilih tipe dokumen:
- Letters: Surat.
- Email Messages: Email.
- Labels: Label.
- Envelopes: Amplop.
- Directory: Daftar.
4. Menghubungkan Sumber Data
- Klik Select Recipients → Pilih:
- Type a New List: Membuat daftar baru langsung di Word.
- Use an Existing List: Menggunakan file Excel atau lainnya.
- Select from Outlook Contacts: Menggunakan kontak dari Outlook.
- Pilih sumber data yang diinginkan dan klik OK.
5. Menyisipkan Merge Field
- Klik Insert Merge Field → Pilih field yang ingin disisipkan (misalnya Nama, Alamat).
- Letakkan field di posisi yang sesuai dalam dokumen utama.
6. Melihat Hasil
- Klik Preview Results untuk melihat bagaimana dokumen terlihat setelah data digabungkan.
7. Menyelesaikan Mail Merge
- Klik Finish & Merge:
- Edit Individual Documents: Membuat dokumen terpisah untuk setiap penerima.
- Print Documents: Mencetak dokumen langsung.
- Send Email Messages: Mengirim dokumen melalui email (jika dokumen berbentuk email).