Pengertian Presentasi
Presentasi merupakan salah satu bentuk komunikasi. Presentasi adalah suatu kegiatan berbicara atau berkomunikasi dihadapan orang banyak untuk menyampaikan suatu gagasan, ide, materi, pengajuak topik, pendapat atau informasi kepada orang lain. Di dalam KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), presentasi merupakan proses untuk memperkenalkan, menyajikan, dan mengemukakan suatu hal dalam bentuk diskusi ataupun forum. Sehingga bisa dikatakan bahwa presentasi adalah salah satu bentuk kegiatan komunikasi publik atau berbicara di hadapan publik. Tujuannya adalah untuk menyampaikan berbagai informasi pada publik.
Presentasi adalah suatu kegiatan, sehingga orang yang menyampaikan materi tersebut disebut sebagai presentator. Sementara orang yang menyimak disebut dengan audiens. Presentasi harus dilaksanakan dengan baik agar setiap maksud yang akan disampaikan oleh presentator/presenter dapat dipahami dan menarik perhatian audience. Oleh karena itu diperlukan bahan presentasi yang menarik dan interaktif serta tidak membosankan.
Tujuan Presentasi
Tujuan dari presentasi bermacam-macam, misalnya untuk membujuk (biasanya dibawakan oleh wiraniaga), untuk memberi informasi (biasanya oleh seorang pakar), atau untuk meyakinkan (biasanya dibawakan oleh seseorang yang ingin membantah pendapat tertentu).
Untuk lebih memahami tujuan presentasi, simak penjelasan berikut ini :
1. Menyampaikan Materi. Secara umum, presentasi digunakan untuk menyampaikan materi ataupun informasi. Presentasi ini sering dilakukan apabila terdapat materi yang perlu disampaikan. Misalnya materi tentang produk tertentu yang sedang dirancang.
2. Merumuskan Ide. Selanjutnya adalah untuk menyampaikan ide atau gagasan, dimana biasanya presentasi biasa dilakukan saat sekelompok orang melakukan brainstorming. Misalnya apabila dalam suatu divisi sedang memiliki project untuk pembangunan konstruksi perumahan. Kemudian divisi tersebut dituntut untuk mempresentasikannya.
3. Meyakinkan Audiens. Meskipun tidak semua, tetapi ada presentasi yang tujuannya untuk mempersuasi atau meyakinkan agar audiens bersedia melakukan apa yang presentator katakanlah. Misalnya ketika presentator meyakinkan audiens untuk menerima ide, menyetujui proposal, dan lain-lain.
4. Menghibur. Presentasi sendiri tidak selalu dikaitkan dengan hal-hal yang sifatnya formal. Terdapat pula presentasi yang bertujuan untuk menghibur audiens. Presentasi semacam ini bisa dijumpai dalam acara komedi dimana presentator menyampaikan cerita tertentu yang dibalut komedi agar audiens tertawa.
5. Menginspirasi dan Memotivasi. Tujuan presentasi juga bisa untuk menginspirasi dan memotivasi audiens. Dalam presentasi semacam ini, biasanya presentator akan menyampaikan suatu hal dengan semangat. Tujuannya adalah agar audiens bisa terinspirasi untuk melakukan sesuatu yang sudah disampaikan.
6. Promosi. Presentasi juga bisa ditujukan untuk melakukan promosi. Biasanya di sini marketing yang akan mempromosikan produk atau layanan pada audiens target pasar. Misalnya demo memasak di acara arisan untuk melakukan promosi alat-alat untuk memasak.
Struktur Presentasi
Struktur presentasi secara umum terdiri atas tiga hal pokok, yakni :
1. Pembukaan. Pembukaan presentasi adalah bagian terpenting yang jangan sampai Anda abaikan. Di dalam bagian ini, Anda diharuskan bisa mencuri perhatian dari audiens agar tertarik mendengarkan materi sampai selesai. Presentasi ini biasanya memakan waktu 10 hingga 15 persen dari keseluruhan waktu presentasi. Pembukaan ini mencakup tiga hal, diantaranya attention getter, topik, dan agenda. Attention getter merujuk pada kalimat menarik untuk membuka presentasi agar bisa menarik perhatian dari audiens. Kemudian topik, dimana Anda harus menyebutkan topik materi yang akan Anda bahas. Selanjutnya agenda, dimana Anda menjelaskan gambaran umum mengenai isi dari materi presentasi.
2. Isi. Isi presentasi adalah poin penting yang harus Anda sampaikan, dimana di bagian ini dijelaskan pokok materi yang Anda bawakan. Selan itu, ada pula poin pendukung yang harus dipaparkan agar para audiens dapat memahami soal poin utama yang tersampaikan.
3. Kesimpulan. Sama dengan bagian pembukaan, bagian kesimpulan ini membutuhkan waktu ideal sekitar 10 sampai 15 persen dari keseluruhan waktu presentasi. Kesimpulan terdiri atas dua bagian, yaitu rangkuman pon yang sudah tersampaikan kemudian penutup. Pastikan Anda membuat kalimat-kalimat penutup yang bisa memberikan kesan untuk audiens.
Prinsip Presentasi
Secara umum, prinsip presentasi ada tiga, simak penjelasannya dibawah ini!
- Sederhana. Presentasi yang dibuat mengandung hal-hal pokok dari materi, materi dapat ditulis berupa poin-poin singkat untuk kemudian dipaparkan lebih lanjut oleh presentator. Dengan demikian audience akan lebih mudah memahami hal-hal inti atau konten dari materi yang disampaikan. Dalam menyampaikan presentasi, Anda harus membuat slide presentasi yang sederhana agar lebih mudah di dalam menyampaikannya serta mudah dipahami oleh audiens Anda. Karakteristik slide yang sederhana adalah menggunakan kalimat ringkas, tidak memakai bullet point dan menyajikan satu pesan satu slide.
- Menarik. Tampilan presentasi yang dibuat menarik sehingga audiens tertarik dan memperhatikan presentasi yang ditampilkan. Gambar dan warna yang digunakan terkait dengan topik/materi presentasi. Tidak menggunakan terlalu banyak warna ataupun gambar dalam slide presentasi. Bentuk dan gambar serta warna harus dibuat dengan menarik dan turut memperjelas materi yang akan disampaikan.
- Jelas. Tulisan pada slide presentasi jelas dan dapat dilihat serta dibaca oleh audiens.
Aplikasi Presentasi Terbaik
Presentasi yang baik juga harus ditunjang oleh backround presentasi yang menarik. Hal ini agar audiens tidak bosan ketika mendengarkan materi yang disampaikan. Nah, berikut ini daftar aplikasi presentasi yang bisa Anda gunakan.
1. Microsoft Power Point
Aplikasi ini menjadi salah satu yang populer digunakan dalam presentasi. Bahkan penggunaannya sudah seperti default aplikasi untuk menunjang presentasi. Hal ini karena sistem operasi yang digunakan oleh mayoritas orang-orang adalah Windows, dimana Power Point merupakan aplikasi bawaan dari Microsoft Office.
2. Google Slides
Jika Power Point bisa digunakan secara offline, berbeda dengan Google Slides yang penggunaannya harus online. Aplikasi ini menyajikan interface yang sederhana dan simple, sehingga sangat mudah untuk dipahami. Background presentasi yang tersedia pun cukup menarik untuk memaparkan berbagai jenis presentasi.
Anda bisa mengakses Google Slides melalui berbagai macam perangkat yang terhubung ke jaringan internet. Tenang saja, untuk penyimpanannya pun sudah otomatis langsung ke cloud storage. Sayangnya, untuk bisa menikmati layanan dari Google Sheets, Anda harus membayar sekitar USD 6 per bulannya.
3. Prezi
Aplikasi Prezi ini menyediakan konsep Pathway Points yang memiliki efek animasi lebih menarik. Prezi bisa digunakan baik melalui ponsel ataupun desktop.
Meskipun penggunaan aplikasi ini bisa secara offline, tetapi sangat memudahkan Anda untuk membuat dan membagikan hasil presentasi yang sudah dibuat.
4. Visme
Visme merupakan salah satu aplikasi presentasi terbaik yang berbasis cloud. Aplikasi ini tidak hanya menawarkan fitur menarik, tetapi juga bisa membuat demo produk, visualisasi data, infografis, laporan, hingga membuat resume.
Selain itu, untuk desain presentasi pun sudah tersedia melalui berbagai jenis template menarik. Berbeda dengan aplikasi lainnya, Visme memungkinkan Anda untuk mengunduh berbagai materi ke dalam bentuk image, PDF, hingga HTML5.
5. Libre Impress Presentation
Aplikasi ini merupakan bawaan dari sistem operasi Linux yang mendukung presentasi Anda. Aplikasi ini biasa dijadikan sebagai andalan di dunia perkantoran agar tetap produktif tanpa jaringan internet.
Selain untuk menunjang presentasi Anda, aplikasi ini juga memiliki program lain yang erat kaitannya dengan dunia perkantoran.
6. SlideDog
SlideDog merupakan aplikasi berbasis online yang bisa menggabungkan berbagai jenis slide. Mulai dari Prezi, PDF, halaman web, Power Point hingga video klip. Bahkan aplikasi ini memungkinkan Anda tidak harus membuka layar desktop ataupun mengganti slide manual.